■個人情報の取扱いについて

1．当社が取り扱う個人情報の利用目的

（1）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の利用目的
取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します

（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	委託された当該業務を適切に遂行するため

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a）事業者の名称

• 共和物産株式会社　代表取締役社長　 萩原　篤博
• 〒150-0046　東京都渋谷区松濤1-3-2

b）個人情報の保護管理者

• 管理者名：鈴木 淳士
• 所属部署：業務本部　総務部
• 連絡先：TEL：03-3465-5111

c）全ての保有個人データの利用目的

【保有個人データ】

分類	利用目的
不動産賃貸事業で取り扱う入居者様情報	入居者契約管理、連絡のため
取引先担当者様情報	商談、契約締結、契約業務の遂行、連絡のため
お問い合わせ者様情報	問い合わせ対応、連絡のため
従業者情報	人事、給与、年末調整事務、社会保険手続き、個人番号関係事務、業務遂行管理、安全管理、連絡のため
ご本人から直接取得する採用応募者様情報	採用選考、連絡のため
株主様情報	情報公開、資料送付、連絡のため
損害保険加入者（予定者）情報　※社員向け	当社の損害保険代理店業務、加入者様の契約事務、連絡のため
特定個人情報	番号利用法に定められた利用目的のため

【保有個人データ以外】

分類	利用目的
梱包代行サービスで取り扱う顧客企業様の「配送伝票」等	ピッキング、梱包代行サービスの範囲内
就職支援会社等の第三者からの提供により取得する採用応募者情報	採用選考、連絡のため
グループ会社（共和運輸株式会社）の従業者情報	給与、年末調整事務、社会保険手続き、個人番号関係事務の代行業務の範囲内
生命保険加入者（予定者）情報　※社員向け	当社の生命保険代理店業務、加入者様の契約事務、連絡のため

d）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

• 共和物産株式会社　業務本部　総務部　個人情報問合せ窓口
• 〒150-0046　東京都渋谷区松濤1-3-2
• メールアドレス：opinion＠kyowa-grp.co.jp
• TEL:03-3465-5111　（受付時間　9:00～17:00※）
• ※土・日曜日、祝日、年末年始、夏季休暇、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

e）認定個人情報保護団体

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 　認定個人情報保護団体事務局

• ＜住所＞〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
• ＜電話＞03-5860-7565
• ＜フリーダイヤル＞0120-700-779（※受付時間　平日（月～金） 9:30～12:00 , 13:00～16:00）

f）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

1. （1）開示等の求めの申し出先

   開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
   ※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

2. （2）開示等の求めに関するお手続き

   1. ①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
   2. ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
   3. ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
   4. ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3. （3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

   開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

   1. ①代理人である事を証明する資料

      ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

      本人の委任状（原本）

      ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞

      いずれかの写し
      戸籍謄本
      住民票（続柄の記載されたもの）
      その他法定代理権の確認ができる公的書類

      ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞

      いずれかの写し
      後見登記等に関する登記事項証明書
      その他法定代理権の確認ができる公的書類

   2. ②代理人様ご自身を証明する資料

      運転免許証
      パスポート
      健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
      住民票

4. （4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

   1回のお求めにつき1,000円
   （書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

g）保有個人データの安全管理のために講じた措置

1. （1）基本方針の策定

   保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2. （2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備

   保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3. （3）組織的安全管理措置

   1. ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
   2. ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4. （4）人的安全管理措置

   1. ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
   2. ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

5. （5）物理的安全管理措置

   1. ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
   2. ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

6. （6）技術的安全管理措置

   1. ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   2. ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上

【お問合せ窓口】

個人情報に関するお問合せや苦情・相談につきましては、下記窓口で受付けております。

• 共和物産株式会社　業務本部　総務部　個人情報問合せ窓口
• 〒150-0046　東京都渋谷区松濤1-3-2
• 
• TEL：03-3465-5111（受付時間 9:00～17:00※）

※土・日曜日、祝日、年末年始、夏季休暇、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。